Polimill, fundada con la plataforma cívica Surfvote, identificó un desafío estructural: los equipos del sector público japonés no tenían tiempo para reflejar las voces de los ciudadanos en la política. Para expandir la participación cívica, la empresa construyó Qommons AI, una plataforma de IA generativa para flujos de trabajo gubernamentales, lanzada en octubre de 2024. Construido con tecnología OpenAI, Qommons AI ahora sirve funciones especializadas en respuesta de asambleas, servicios públicos, bienestar social y búsqueda legal. Aproximadamente 1,050 municipios y 550,000 empleados públicos en Japón utilizan actualmente la plataforma.

Un obstáculo mayor fue los datos fragmentados entre los municipios. Polimill estandarizó los minutos de asamblea a nivel nacional, añadiendo metadatos mediante IA para crear una base de búsqueda transfronteriza y transfronteriza en el tiempo. Esta estructura se expandió a los ámbitos de bienestar, legal y administrativo, convirtiendo información distribuida en conocimiento utilizable diario.

La seguridad y la usabilidad se equilibran mediante controles operativos para preparación de auditoría y límites de acceso al modelo. Masahiro Wakabayashi, CAIO de Polimill, cita los amplios capacidades de los modelos GPT y la familiaridad con ChatGPT como impulsores clave de la adopción, reduciendo las barreras para los empleados públicos. Los modelos GPT son los más seleccionados para tareas diarias. La velocidad de desarrollo aumentó 3-5x usando Codex a lo largo del flujo de trabajo, desde la definición de requisitos hasta las pruebas en GitHub, permitiendo a los ingenieros centrarse en revisiones de alto nivel.